Faire dématérialiser des documents en entreprise

La plupart des entreprises ont déjà entamé le processus de dématérialisation des documents. Mais comment dématérialiser spécifiquement les documents ? Cette transition comporte quelques étapes. La numérisation des documents et des échanges en lien avec les processus métiers peut apporter plusieurs atouts dans le contexte du projet de transformation en cours. La détermination du périmètre des dossiers concernés, la digitalisation des documents papier et enfin l’organisation des dossiers dans le format d’information électronique.

Le zéro papier dans une entreprise

Le « Zéro Papiers » ou dématérialisation des documents est une tendance adoptée par bon nombre d’entreprises, notamment en réduisant au maximum l’utilisation de papier interne.

Fruit de la dématérialisation, cette notion apporte une réelle contribution économique et environnementale à ces entreprises en réduisant les déchets, les coûts d’impression, de transmission et d’archivage des documents. Ces réductions rendent les processus administratifs plus fluides et plus sûrs, ce qui permet de gagner beaucoup de temps favorisant la performance et la productivité. Pour de plus amples informations sur la dématérialisation, rendez-vous sur ce site.

En France, cette numérisation a commencé il y a une vingtaine d’années, initiée par le ministère des Finances après une grande grève. Ces services espèrent améliorer les échanges de données avec les sociétés qui utilisent déjà des systèmes informatiques, particulièrement les disquettes. C’est ce qu’on appelle l’échange de données informatisé (EDI) entre les entreprises et l’administration fiscale.

Cet acronyme va évoluer avec l’avènement d’Internet, permettant aux sociétés bénévoles de remplir leurs formulaires sociaux et fiscaux directement en ligne. Autrement dit, les entreprises peuvent en ce moment effectuer des déclarations obligatoires en ligne et remplir leurs obligations commerciales.

Dématérialiser les documents : comment faire ?

Avant qu’une entreprise ne commence la dématérialisation des documents administratifs, elle doit d’abord définir son projet. Quelles sont les activités concernées ? Quel est le type de documents concernés ? Quels sont vos droits sur ces dossiers ?

Par conséquent, le travail de référencement est censé être effectué en premier. Le meilleur moyen est d’impliquer les employés dans le projet. D’une part, ils peuvent être influencés par les diverses tâches de leur métier, les impliquer en amont leur permettra de se familiariser avec les dispositifs. D’autre part, ils sont en mesure de mieux comprendre le type et le nombre de documents concernés. L’entreprise peut alors numériser les documents papier. De nombreuses fonctionnalités disponibles peuvent également être utilisées pour créer des copies électroniques de documents par numérisation ou photographie.

Certains programmes peuvent redimensionner et « nettoyer » le fichier afin qu’il ressemble à un document multimédia numérique natif. Le plus efficace peut aussi distinguer de façon automatique les types de documents pour un classement facile.

La dernière étape consiste à utiliser la gestion électronique des documents ou (GED). Ce système permet d’informatiser tous les processus de la société. Ainsi, divers documents sont directement convertis au format numérique. En outre, des règles sont élaborées concernant leur organisation, leur conservation et leur traitement. En conséquence, toutes les informations sont concentrées dans une seule base de données et la fabrication de documents papier est réduite au minimum, et même complètement supprimée.

Dématérialisation des documents: comment l’engager ?

Le point de départ de cette stratégie sera la numérisation de tous les documents manuscrits numérisés. La deuxième étape consiste à créer une GED pour que différentes entités puissent trouver un document spécifique si nécessaire. La GED est alors censée s’accompagner d’un système d’archivage électronique ou de documents. Pour les documents devant être signés, la solution à cela est la signature électronique. De cette façon, vous pouvez inviter des individus à faire une signature des documents en ligne en toute sécurité, et les fichiers signés ont une valeur légale. 

Pour y parvenir, il est fortement recommandé de se servir des moyens électroniques des matériels et/ou logiciels ou de faire appel à un archiveur tiers pour réaliser toutes les opérations liées à ces fichiers, c’est-à-dire l’acquisition, la digitalisation, la vérification, l’archivage, le classement, etc.

La nature automatisée de la gestion rend les documents plus fiables, gérables et opérationnels, et permet aux usagers de consacrer du temps à d’autres tâches plus efficaces. 

Mise en œuvre et atouts de la numérisation de documents

Bien entendu, tous les documents ne doivent pas être numérisés. Il appartient à chaque société de décider quel type de documents dématérialiser ou non. Beaucoup d’entre eux peuvent être traités numériquement ailleurs par des logiciels d’entreprise. C’est particulièrement vrai pour les documents administratifs tels que les fiches de paie, les contrats, les factures ou les bons de commande, qui peuvent être dématérialisés lors de leur création, ce qui évite l’impression et la perte de ces fichiers. Par conséquent, les atouts des documents sans papier sont multiples :

• Gain de temps significatif (pour l’impression, le conseil et la recherche documentaire)
• Économies de coûts significatives (réduction significative des coûts de papier, d’encre et d’imprimante)
• Mécanisme plus efficace grâce à un meilleur échange d’informations
• De bonnes relations avec les clients, les fournisseurs et les partenaires
• Une productivité totale améliorée